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Budget:Comptabilité des restaurants 101 – Budgétisation et prévisions

Budget:Comptabilité des restaurants 101 – Budgétisation et prévisions

Le budget et les prévisions de votre restaurant sont aussi proches que vous le pourrez pour voir l’avenir de votre entreprise.

Le budget de votre restaurant définit vos limites financières, tandis que les prévisions financières de votre restaurant déterminent ce que vous pourrez faire dans ces limites. Il y aura toujours des coûts que vous ne pourrez pas contrôler, mais un budget vous donne un cadre pour les décisions financières que vous pouvez contrôler.

Bien que l’équilibre budgétaire parfait soit rempli de suppositions éclairées, il s’agit d’un processus commercial essentiel. Dans cet article, vous apprendrez comment:

Créer un budget opérationnel avec prévision des ventes
Prendre des décisions en fonction des budgets
Utilisez vos points de vente pour optimiser le processus de budgétisation et de prévision de votre restaurant

Comment créer un budget opérationnel de restaurant
Tout d’abord, une note à l’intention des nouveaux restaurateurs: si vous n’avez pas encore ouvert vos portes, votre budget de démarrage sera très différent de votre budget opérationnel.
Si votre restaurant reste encore un rêve, rendez-vous sur RestoHub.org pour tout savoir sur la budgétisation et le financement du démarrage de votre restaurant.
Toutefois, si vous souhaitez savoir comment établir un budget opérationnel solide, voici les étapes à suivre avec votre comptable de restaurant.

Étape 1: Mettre en place un processus de comptabilité.

Nous allons supposer que la comptabilité n’est pas l’une de vos compétences de base. (Si vous étiez comptable dans une vie passée, félicitations pour votre sérieux avantage!)

Tout d’abord, engagez des experts externes pour vous aider dans le processus de budgétisation. Vous vous remercierez plus tard si vous n’êtes pas embourbé par la maintenance du grand livre ou le rapprochement manuel des comptes.

Voici ce dont vous aurez besoin avant de commencer votre budget opérationnel:

Un point de vente: un point de vente mobile réduit les erreurs de rapport et peut inclure des intégrations de logiciels de comptabilité pour simplifier la budgétisation et les prévisions. Les systèmes de point de vente les plus sophistiqués permettent un accès mobile à vos données de vente et de main-d’œuvre, vous permettant ainsi de prendre des décisions commerciales éclairées.

Logiciel de comptabilité: Un logiciel de comptabilité qui se connecte à votre point de vente permettra à votre comptable de générer des rapports financiers, de déterminer les contributions fiscales et d’effectuer un rapprochement financier.

Un comptable et / ou un comptable: Votre comptable de restaurant effectuera une analyse approfondie de vos finances pour vous assurer que vos opérations sont conformes aux normes de l’industrie. Votre comptable est responsable de la tenue de vos registres financiers. Combinés, ces experts en restauration vous épargnent la gestion financière.

L’important est de vous assurer de conserver une trace de tout ce que vous dépensez. Votre système comptable et votre point de vente peuvent automatiser le suivi des coûts, y compris le coût des produits vendus (CoGS), les coûts de main-d’œuvre et les factures des fournisseurs.

Étape 2: Définissez les périodes comptables.

Avant de commencer la budgétisation, vous devez définir votre période comptable. Un restaurant peut utiliser deux périodes: une période de 12 mois ou 13 périodes de quatre semaines chacune.

De nombreux restaurants ont toujours des journées bien remplies et des jours lents. Pour les restaurants connaissant leurs nuits du vendredi et du samedi, leurs revenus seront nettement supérieurs à ceux des lundis et mardis, la méthode des 13 périodes constitue une meilleure base de comparaison et de projection.

Treize périodes de quatre semaines ont le même nombre de jours. Quatre lundis, quatre vendredis, quatre samedis, etc.

Une fois que vous avez choisi la méthode la mieux adaptée à votre restaurant, vous êtes maintenant prêt à définir des objectifs au cours de ces périodes.

Étape 3: Fixez les objectifs budgétaires.

Les informations que vous allez utiliser dans votre budget incluent:

Chiffre d'affaires des deux années précédentes

Frais de nourriture et de boisson

Frais d'alcool

Frais de personnel au cours de la dernière année

Coûts d'occupation au cours de la dernière année

Dépenses contrôlables

Vous définissez des objectifs budgétaires en projetant les produits et les coûts en fonction des performances passées.

Vérifiez vos rapports de PDV: comment avez-vous performé dans le même laps de temps l’année dernière?

À partir de là, vous apprendrez à adapter votre stratégie afin de rester dans les limites de vos finances tout en maximisant votre potentiel de rentabilité.


Étape 4: Définissez vos coûts.

La bonne chose à propos des coûts de restaurant est que beaucoup d’entre eux sont fixes. Les coûts fixes ne changent pas, ce qui les rend plus faciles à anticiper et à inclure dans votre budget. Mais vous devrez également tenir compte des coûts semi-variables, qui varieront légèrement d’un mois à l’autre.

Ensuite, il y a les coûts non fixes, qui sont garantis pour changer tous les mois. Vous devrez inclure un certain rembourrage dans votre budget en fonction des dépenses de restaurant de votre année précédente, afin de pouvoir les projeter avec une certaine précision.

Voici la ventilation des types de coûts que vous devrez définir pour votre budget.

Coûts fixes: coûts qui ne changeront pas.

Exemples: assurance, loyer, remboursement de prêt

Coût semi-fixe / semi-variable: coûts garantis mais pouvant varier chaque mois.

Exemples: salaires, salaire horaire, factures de services publics, coûts des aliments, remplacement des petites pièces, fournitures de sortie

Coûts non fixes / variables: coûts directement liés aux modifications du volume de restauration et des ventes.

Exemple: réparations, marketing, publicité, taxes, frais de livraison

Lors de la budgétisation, il est également utile de connaître les coûts que vous pouvez contrôler par rapport à ce que vous ne pouvez pas. En définissant ces coûts, vous pouvez déterminer vos besoins essentiels par rapport à ceux qui sont gentils.

Coûts contrôlables: coûts que vous pouvez contrôler.

Exemples: main-d’œuvre, marketing, coût des aliments

Coûts incontrôlables: coûts que vous ne pouvez pas contrôler.

Exemple: loyer, taxes foncières, autres frais d’occupation

Étape 5: Prévoyez vos ventes.

Avant que nous puissions créer une ventilation du budget d’un restaurant, vous devez analyser vos événements de l’année précédente afin de pouvoir inclure vos prévisions de ventes.

Utilisez votre point de vente pour analyser les rapports de ventes passés afin de détecter les tendances et les anomalies. Lors de l’examen des performances passées, vous devrez également prendre en compte les facteurs suivants:

Données POS: rapports de ventes au fil du temps, coûts de main-d'œuvre, contrôle moyen, nombre de clients

Événements de vente: promotions, événements, festivals communautaires

Concurrence: nouveaux restaurants voisins, tarification, marketing et promotions, modifications de menus

Changements économiques: prix des fournisseurs, coûts des aliments, modification du salaire minimum

Créez ou accédez à un graphique de votre système comptable qui ressemble à celui présenté ci-dessous. Ce tableau est complet d’une année sur l’autre, mais vous pouvez approfondir en comparant les périodes de quatre semaines de chaque mois.

Étape 6. Créez votre budget de projection.

Maintenant que vous avez calculé vos ventes, vous pouvez combiner votre budget avec vos ventes escomptées afin de tout visualiser au même endroit.

Voici à quoi devrait ressembler votre feuille de calcul, avec les instructions pour chaque colonne:

Étape 5: Calculez votre seuil de rentabilité.

Maintenant que vous avez projeté vos coûts totaux et vos ventes escomptées pour l’année, il est sage de calculer votre seuil de rentabilité, ce qui vous dira si vous êtes prêt à réaliser un bénéfice. Les bénéfices des restaurants ne peuvent être réalisés que lorsque les ventes dépassent le seuil de rentabilité.

La formule de calcul du bénéfice est la suivante:

Ventes – (coûts de main-d’œuvre + de nourriture + frais généraux)

Étape 6: Passez à l’action!

Il est maintenant temps d’évaluer votre budget afin que vous puissiez prendre des décisions et ajuster vos opérations en fonction de la rentabilité.

Que vous atteigniez ou non vos objectifs, votre budget vous indiquerait peut-être qu’il est temps de réduire vos coûts contrôlables. Voici quelques options.

Revisiter les coûts de nourriture et de boisson.

Trouver des fournisseurs moins chers

Mettre en place des tests pour vos barmans

Augmentez vos prix de menu et / ou réorganisez votre menu

Réduire les coûts de main-d’œuvre.

Revoir les embauches saisonnières

Crosstrain votre personnel

Concentrez-vous sur la rétention du personnel

5 erreurs communes de budgétisation et de prévision et comment les éviter

Maintenant que vous connaissez les bases de la budgétisation, voici quelques erreurs courantes que les gens commettent et comment les éviter.

  1. Manquer de budget pour le marketing.

Le marketing est responsable de la création de buzz, de l’identité de votre marque et du remplissage des sièges. Votre budget marketing est un investissement dans la croissance de votre entreprise. Par conséquent, ne sautez pas cet élément de campagne simplement parce qu’il n’est pas directement lié à vos opérations.

Le marketing est considéré comme un coût contrôlable. Par conséquent, si les ventes sont maigres un mois, vous pouvez réagir en réduisant votre budget marketing. Mais ne soyez pas bon marché sur le long terme: il est recommandé que 3% à 6% de vos revenus mensuels soient consacrés au marketing.

  1. Surestimation des ventes.

Nous savons: vous voulez voir une croissance énorme des ventes. Nous voulons cela aussi pour vous. Mais la prévision excessive des ventes ne mène qu’à la déception et au désastre.

Lorsque vous surestimez vos revenus, vos pourcentages de coûts ne sont pas réalistes, ce qui peut entraîner des dépenses excessives. Et si vous n’atteignez pas vos objectifs de vente, vous risquez de provoquer la panique sur le lieu de travail et de décevoir les investisseurs.

Pour éviter cela, basez vos prévisions et vos projections sur des tendances prudentes.

  • Ne pas engager la direction.
    Si votre personnel de direction n’est pas au courant de votre situation financière et de vos processus, il ne saura pas comment commander efficacement des stocks ou planifier son personnel.

Communiquez votre budget à votre équipe de direction afin qu’elle soit informée des limites de coûts de votre restaurant. De plus, si vous avez embauché les bonnes personnes, elles pourront adopter une approche proactive pour prendre des décisions qui conviennent à votre entreprise. Alors faites confiance à votre peuple!

  • Ignorer les facteurs externes.

Fermeture de rues, fêtes de quartier, festivals, intempéries, augmentation du salaire minimum, augmentation du coût des aliments: chacune d’elles affecte vos ventes et vos coûts.

Toujours tenir compte des changements variables. C’est une bonne pratique de suivre votre chambre de commerce, votre législation du travail et votre journal local afin de pouvoir anticiper les facteurs externes ayant une incidence sur les ventes et les coûts.

  • Ne pas utiliser de logiciel.

Les tactiques manuelles basées sur des feuilles de calcul sont aussi utiles aujourd’hui qu’un pavé à colonnes. Utilisez un logiciel de point de vente qui s’intègre de manière transparente à votre logiciel de comptabilité pour ne pas être exposé aux erreurs. Assurez-vous de pouvoir générer des rapports en temps réel afin de pouvoir prendre des décisions rapides concernant votre entreprise.

N’oubliez pas que respecter votre budget requiert de la flexibilité. Avec les bons outils (et le bon état d’esprit), vous serez en mesure d’identifier les fuites de coûts avant qu’elles ne deviennent des problèmes red-line, de récupérer les ventes avant qu’elles ne se traduisent par des creux permanents et de planifier le personnel en fonction de vos besoins.

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