Inventaire

Gestion De Stock : La Strategie La plus Simple Pour calculez Linventaire Du Restaurant

Gestion De Stock : La Strategie La plus Simple Pour calculez Linventaire Du Restaurant

Nous allons deviner que vous avez ouvert votre restaurant pour cuisiner de bons plats pour des gens formidables.

Vous n’avez probablement pas ouvert votre restaurant car vous vouliez passer du temps derrière un ordinateur à jouer avec des feuilles de calcul.

La gestion des stocks n’est pas la partie la plus glamour de la possession d’un restaurant, mais elle est essentielle à la gestion d’une entreprise durable et rentable. Les restaurants échouent principalement à cause de coûts mal gérés et la gestion de vos revenus commence par la gestion de votre inventaire.

Et avouons-le – avec l’augmentation du salaire minimum qui ne semble pas ralentir de sitôt, vos stratégies de gestion des coûts doivent rester vierges.

Mais nous l’avons compris, la gestion des stocks est fastidieuse et ennuyeuse. Bien que nous ne puissions probablement pas rendre la gestion des stocks amusante, nous pouvons recommander les bons outils et systèmes pour vous aider.

À la fin de cet article, vous saurez utiliser votre personnel, vos feuilles de calcul et votre technologie pour créer l’inventaire des restaurants le plus rapidement et le plus efficacement possible. Donc, la prochaine fois que vous aurez besoin de faire un inventaire (ce qui devrait être très, très bientôt), peut-être que cela ne semblera pas si grave.

Pourquoi vous soucier de la gestion des stocks

Il est impossible de suivre le flux de vos marchandises sans une gestion des stocks efficace.

Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner:

Déchets alimentaires

Insatisfaction client

Mauvaise gestion budgétaire

Vol

L’agence américaine de protection de l’environnement a constaté qu’entre 4% et 10% des produits alimentaires achetés par les services de restauration sont mis à la poubelle avant d’atteindre l’assiette.

Une mauvaise gestion des stocks entraîne également un mauvais service à la clientèle, car rien n’est pire qu’un besoin insatisfait d’aliments dû à un article de 86 pieds. Et si cette déception devient une deuxième déception, une troisième … ce client cessera d’aller dans votre restaurant et dira peut-être à ses amis de ne pas s’arrêter non plus.

Selon un rapport, les entreprises perdent 62 milliards de dollars par an à cause d’un mauvais service client.

En ce qui concerne le vol interne, les statistiques sont alarmantes: 75% à 85% de tous les vols de restaurants sont commis par les employés, ce qui représente une perte pouvant atteindre 6 millions de dollars pour les restaurants américains et 4% des ventes des restaurants.

Le retrait (perte d’alcool due à un déversement ou à une perte) peut également représenter une part importante de votre résultat net: 23% pour l’alcool et la bière pression, environ 10% pour le vin et 2% pour la bière en bouteille.

Il est donc temps de vous préoccuper de la gestion des stocks, car la survie de votre restaurant en dépend littéralement.

Comment faire l’inventaire des restaurants en cinq étapes

Maintenant, comment rassemblez-vous réellement votre «chit» pour une opération en douceur?

Suivez ces cinq étapes pour une gestion d’inventaire précise.

Étape 1: Nettoyez et organisez vos étagères.

Si votre entrepôt est une catastrophe, vous vous préparez à l’échec. Un entrepôt en désordre mène à:

Frustration du personnel

Double comptage

Sur-commande des articles manqués pendant le décompte - donc, des coûts inutiles

Rangez votre entrepôt et organisez vos articles avant de faire votre inventaire. Voici quelques stratégies d’organisation de l’espace à garder à l’esprit:

Si votre entrepôt est surpeuplé, commandez plus d'étagères pour éviter d'empiler des marchandises sur le sol.

Regrouper les articles par catégorie d’aliments, donc produits laitiers avec produits laitiers et viande avec viande.

Ajoutez des étiquettes dans vos rayons afin d’éviter toute confusion chez vos preneurs d’inventaire, surtout si vos plats contiennent des ingrédients similaires. (Attention: les étiquettes facilitent le tri des envois à leur arrivée ou la recherche d'ingrédients lors d'un service chargé.)

Si vous apposez des étiquettes sur une étagère, incluez des flèches indiquant si l'article se trouve sur l'étagère ci-dessus ou sur l'étagère ci-dessous.

Créez un identifiant d'inventaire unique pour chaque article. Utilisez cet ID pour étiqueter vos éléments dans une feuille de calcul ou un logiciel, afin de faciliter la recherche d’éléments ou la migration de vos données d’inventaire.

Bien que cela puisse sembler excessif, nous vous assurons que ce n’est pas le cas. Ces stratégies vous faciliteront la vie au moment de compter votre inventaire.

Étape 2: Créez un calendrier et assemblez une équipe.

Décidez combien de fois vous voulez faire l’inventaire. Pour certains articles, comme l’alcool, vous voudrez probablement faire l’inventaire tous les soirs. Pour les autres articles, une fois par semaine est probablement suffisant.


Vous devez faire l’inventaire avant de passer de nouvelles commandes afin de ne pas dépenser d’argent pour des articles que vous avez déjà.

Une fois que vous avez créé un calendrier, assemblez votre équipe. Choisissez deux personnes qui seront toujours en charge du dénombrement des stocks. Il devrait s’agir des mêmes personnes chargées de recevoir les commandes, de sorte qu’elles connaissent déjà vos procédures de stockage.

Prenez le temps de communiquer à votre équipe qu’une bonne gestion des stocks signifie une meilleure trésorerie et une situation financière plus solide pour le restaurant, ce qui représente une meilleure sécurité d’emploi pour eux.

Une fois que vous avez réuni votre équipe de gestion de stock, planifiez votre inventaire pour le même jour et à la même heure. La cohérence conduit à des habitudes saines – et à des données fiables sur lesquelles vous pouvez compter lorsque vous calculez le coût des produits vendus (CoGS) et que vous gérez votre budget.

Étape 3: Créez un modèle de feuille d’inventaire.

Vous voudrez peut-être utiliser une combinaison de logiciels et de feuilles de Gestion de Stock pour gérer votre inventaire, mais voici comment commencer avec une feuille de calcul.

Vous devez penser à votre feuille de Gestion de stock principal comme à ce que votre personnel utilisera lorsqu’il procédera à un inventaire physique.

Vous entrerez ensuite les informations de votre feuille de Gestion de stock dans votre logiciel de point de vente afin de pouvoir gérer vos niveaux d’inventaire et d’analyser les coûts d’inventaire.

Voici comment configurer votre modèle de tableur d’inventaire principal, par champ:

ID d'inventaire

Période de temps (ex. Hebdomadaire: du 19 au 26 novembre)

Catégorie d'aliments (ex. Viande et volaille, produits laitiers, produits)

Nom de l'article, à vivre dans sa catégorie d'aliments respective

Unité de mesure (ex. Lb., oz.)

Coût unitaire: le coût d'une unité de mesure de l'ingrédient

Quantité en stock: le nombre actuel d'unités pour chaque ingrédient de votre restaurant

Valeur d'inventaire: le nombre que vous obtenez lorsque vous multipliez votre coût unitaire par votre quantité en stock

Valeur d'inventaire totale: tous les éléments de ligne de valeur d'inventaire, additionnés

ID d’inventaire

Votre identifiant d’inventaire empêchera les faiblesses en matière de rapport causées par des conventions d’appellation incohérentes / similaires. Vous pouvez acheter différents types de boeuf, par exemple, et l’utilisation d’un identifiant d’inventaire pour chaque type évitera toute confusion et préservera la propreté de vos données.

Nom de l’article

N’oubliez pas d’être spécifique ici, surtout si vous commandez des variantes du même produit. Bien que vous puissiez vous fier à votre identifiant d’inventaire pour plus de précision, vous souhaiterez tout de même préciser le nom de votre article afin de protéger votre personnel qui effectue l’inventaire.

Unité de mesure
Naturellement, vous ne mesurerez pas le pain de la même façon que vous mesurez la mayonnaise; chaque produit coïncidera avec sa propre unité de mesure. Donc, si vous commandez du boeuf haché à la livre, inscrivez «lb» sous votre unité de mesure.

Toujours coller avec l’unité de mesure dans laquelle vous commandez un produit. Par exemple, vous ne commandez pas de serviettes en fonction du nombre de serviettes, mais plutôt de boîtes de serviettes.

Coût unitaire

Une fois que vous avez défini votre unité de mesure, saisissez le coût de chaque unité. Tenez compte de toute fluctuation des coûts chez vos fournisseurs, car vous voudrez mettre à jour votre coût par unité dans votre feuille de calcul d’inventaire principal à mesure que les coûts changent.

La quantité en dépôt

Votre quantité en stock est votre nombre d’inventaire. Si vous avez commandé 20 boîtes de serviettes à cinq dollars par boîte, mais que vous en avez 18 le jour de votre inventaire, vous devez indiquer 18 ici.

Valeur d’inventaire

Ici, tout est réuni: pour trouver la valeur de votre inventaire par article, multipliez votre coût unitaire par votre quantité en stock. Par exemple, vous savez que vous avez 18 boîtes de serviettes et que chaque boîte coûte cinq dollars. Multipliez 18 par 5 pour une valeur d’inventaire totale de 90 $.

Votre feuille de calcul d’inventaire principal correspond à ce que votre personnel remplira lorsqu’il fera l’inventaire. Après avoir compté votre inventaire, vous souhaiterez utiliser ces chiffres pour informer et valider votre inventaire d’éléments de menu et vos coûts de restauration. C’est à ce moment-là que vous pouvez commencer à utiliser la technologie pour générer des rapports d’inventaire faible et des rapports de consommation d’ingrédients.

Étape 4: Créez le tableur de consommation d’inventaire de votre restaurant.


Votre feuille de calcul de consommation d’inventaire vous indiquera la quantité de nourriture que vous gaspillez, la quantité d’élément que vous utilisez par jour et la somme que vous dépensez au final en inventaire.

Lorsque vous suivez quotidiennement la consommation d’inventaire, vous suivez le flux de marchandises sortant de votre restaurant, que ce soit parce qu’elles ont été achetées ou qu’elles ont été gaspillées. Le suivi des stocks de cette manière vous permettra d’être précis avec les montants de vos commandes et d’économiser sur les coûts.

Voici ce que vous allez suivre dans votre feuille de calcul de la consommation d’inventaire:

ID d'inventaire

Ingrédient

Unité de mesure

Coût par unité d'ingrédient

Quantité utilisée

Coût total

Stock de départ

Stock de fin

Taux de consommation journalière

Quantité de déchets

Coût des déchets

Quantité totale de réglage

Une fois que vous commencez à suivre votre taux de consommation quotidien, vous pourrez déterminer le niveau de réapprovisionnement de chaque article avec la plus grande précision.

Votre niveau de réapprovisionnement vous indique quand vous devez commander plus d’un article particulier. Aussi appelé «point de réapprovisionnement», votre niveau de réapprovisionnement n’est pas un nombre que vous extrayez de nulle part. Vous pouvez utiliser une formule:

Demande de délai de livraison + stock de sécurité = niveau de réapprovisionnement

Pour décomposer davantage, vous pouvez trouver votre demande de délai avec cette formule:

Délai de livraison x montant moyen quotidien des ventes = demande de délai de livraison

Votre délai est le temps nécessaire pour recevoir un envoi après avoir passé une commande. Pour vos ventes quotidiennes moyennes, consultez votre feuille de calcul de consommation d’inventaire: c’est votre taux de consommation quotidienne multiplié par votre coût par unité d’ingrédient (sous «coût total»).

Ou utilisez simplement votre point de vente pour déterminer vos ventes quotidiennes moyennes. Nous promettons, c’est plus facile.

Une fois que vous avez calculé votre délai et compris votre utilisation quotidienne, utilisez cette formule pour calculer votre stock de sécurité.

(Utilisation quotidienne maximale x Délai d’exécution maximal en jours) – (Utilisation quotidienne moyenne x Délai d’exécution moyen en jours)

Et c’est comme ça que vous calculez votre point de commande.

Une fois que vous avez atteint votre point de commande, votre quantité de commande est la quantité de produit que vous achetez pour vous sentir à l’aise avec votre position d’inventaire. Insérez ce numéro dans votre feuille de calcul d’inventaire afin que votre personnel d’inventaire sache combien il faut commander lorsqu’un article atteint son niveau de réapprovisionnement.

Étape 5: Utilisez votre point de vente pour automatiser La gestion de Stock

Pour certains restaurateurs, toutes ces informations sont habilitantes.

Pour d’autres, c’est un cauchemar accablant.

La bonne nouvelle est que la technologie de gestion des stocks via votre point de vente devrait être capable de gérer certains de ces détails essentiels pour vous.

Cela signifie-t-il que vous devez abandonner votre feuille de calcul?

Pas du tout. Parce que vos feuilles de calcul peuvent assez bien informer vos données de point de vente, ce qui simplifiera la gestion des stocks de manière à ne pas perturber tous vos processus.

Pensez à vos feuilles de calcul en tant que données que vous pouvez entrer dans votre point de vente pour les manipuler de toutes sortes de façons qui peuvent aider votre entreprise.

Les données sont l’avenir des affaires. Les restaurateurs qui réussissent savent comment utiliser les données pour rendre leur entreprise meilleure et plus efficace. Pensez donc à investir dans un point de vente gérant le suivi des stocks afin de ne pas avoir à vous fier autant aux feuilles de calcul qu’au départ.


Le suivi et La gestion de stock est facilement l’un des aspects les plus importants de la possession d’un restaurant. Tant de restaurants échouent parce qu’ils ne tiennent pas le compte exact de leurs stocks, en particulier pour les gros vendeurs comme l’alcool.

Si vous êtes diligent pour rien d’autre, soyez diligent quant à votre inventaire. Nous vous donnons toute la permission d’être aussi nerveux et névrosique que possible à propos de votre inventaire, car cela pourrait faire toute la différence entre rester à flot ou disparaître.

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